Apple отложила запуск своего HomePod, потому что им требовалось «немного больше времени», чтобы доработать его. Windows постоянно откладывала ожидаемую функцию для Windows 10, прежде чем полностью отказаться от нее. Даже строительство Сиднейского оперного театра предполагалось всего за четыре года. В итоге потребовалось 14. Рассказываем, как это связано с продуктивностью команды и законом Паркинсона.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это старая пословица, согласно которой работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение. Этот термин был впервые введен Сирилом Норткотом Паркинсоном в юмористическом эссе, которое он написал для журнала «The Economist» в 1955 году. Он рассказывает историю женщины, единственная задача которой за день — отправить открытку — задача, которая потребовала бы у занятого человека примерно три минуты. Но женщина тратит час на поиск карточки, еще полчаса на поиски своих очков, 90 минут на написание карточки, 20 минут на решение, брать ли с собой зонтик на прогулку к почтовому ящику… и так далее, пока не закончится ее насыщенный день.

Другой пример: выполнение задачи к дедлайну. Допустим, до внесения финальных клиентских правок остается две недели. Сама работа займет полтора-два часа, но вы усердно растягиваете ее: изучаете, почему клиенту не понравился исходник, параллельно смотрите, как (вежливо) объяснить клиенту, что он не прав со своими правками, параллельно пытаетесь вычислить, что не понравится заказчику в следующий раз и как предвосхитить последующие правки. В результате все две недели потрачены на мелкие доработки и — да — вы внесете все необходимые правки. Возможно.

В конце концов, то, что действительно должно было быть простым делом, становится чем-то, что на самом деле требует двух недель для завершения. Это закон Паркинсона в действии.

Почему задача расширяется и заполняет все ваше время?

Помимо того, что сама работа становится все более сложной, прокрастинация является еще одним ключевым звеном в законе Паркинсона. Знание того, что у нас есть определенное количество времени, чтобы что-то сделать, часто вдохновляет нас оставлять работу на самую последнюю минуту — а наши задержки в начале работы означают, что время, необходимое для этой задачи, увеличивается.

Аумари Бенипайо, менеджер программ в Atlassian, увидела это воочию на предыдущей должности, где она работала с командами разработчиков, которые организовывали работу в виде четырехнедельных спринтов. «Вся работа, которая требовалась для этого спринта, приходилась на самый конец», — говорит она. «В течение четырех недель ничего не было завершено».

Почему так происходит?

Одно предположение заключается в том, что надвигающиеся дедлайны мотивируют. Закон Йеркса-Додсона гласит, что существует оптимальный уровень возбуждения, который улучшает выполнение нашей задачи. Таким образом, эта быстро приближающаяся дата окончания дает нам столь необходимый пендель, чтобы пристегнуться и сосредоточиться.

Паркинсоновский закон о пустяках

Хотя о законе Паркинсона чаще всего говорят в отношении личной продуктивности, он наиболее активно работает в корпоративной среде, где постоянно присутствуют контрпродуктивные тенденции. Например, Закон о пустяках Паркинсона гласит, что люди в организациях часто уделяют нужное время и внимание пустякам.

Существует также социальная лень, когда люди, работающие в группах, прикладывают меньше усилий, чем в сольных проектах.

«Вы знаете, что есть много других людей, ответственных за общую задачу, что как бы уменьшает вашу свободу действий, и это чувство размазывает ответственность внутри всей группы», — объясняет Ник Виньялл, клинический психолог и автор.

Как преодолеть закон Паркинсона?

Понимание закона Паркинсона — это только половина дела. Что вы действительно хотите знать, так это как сократить разрыв между постановкой задачи и ее выполнением.

Преодолеть прокрастинацию можно с помощью качественного планирования в самом начале проекта. На старте вы можете определить свои ожидания в отношении того, как ваша команда будет подходить к посторонним задачам, которые могут смещать общий фокус внимания. Вот что вам следует обсудить на этапе планирования:

1. Четко изложите свое видение и движущие силы

Представьте, что ваш босс просто попросил вас расположить в алфавитном порядке огромную стопку файлов (без спешки — всякий раз, когда вы можете дойти до нее). Вы не знаете, что это за файлы, важны ли они или почему их нужно расположить в алфавитном порядке. Насколько вы мотивированы немедленно заняться этими файлами?

Не очень, правда? Это потому, что нет явной важности или воздействия, связанного с задачей, и исследования показывают, что команды, которые понимают, как их работа вписывается в общую картину, более эффективны (к тому же они более креативны и устойчивы).

2. Уточните роли и обязанности

Для любого проекта, особенно для того, в котором задействовано много разных игроков и команд, очень важно, чтобы вы четко обозначили роли каждого.

Это также помогает определить ожидания в отношении общения и обратной связи, которые могут стать серьезными препятствиями в групповых проектах.

Распределение ролей устанавливает, кто имеет последнее слово при принятии решений и проектов, что устраняет множество споров о (часто противоречащих друг другу) изменениях и предложениях, которые заставляют проекты расширяться и затягиваться.

3. Поймите, что входит в сферу ответственности, а что — нет

Во время запуска проекта вы и ваша команда должны заранее договориться о том, что входит в проект, а что выходит за его рамки. Установив эти руководящие принципы с самого начала, вся ваша команда будет лучше подготовлена к тому, чтобы пресекать закон Паркинсона в зародыше. Когда в ходе проекта появляется запрос на новую функцию или другое предложение, вы можете вернуться к началу своего проекта и напомнить команде, что вы все согласились, что такие вещи выходят за рамки.

Думайте об этом шаге как об обозначении границ вашего проекта. Вы определяете параметры, которым должен соответствовать проект, и это верный способ уловить расширение работы по мере того, как это происходит, а не после того, как этот процесс уже саботировал вашу временную шкалу.

4. Определите пространство для маневра

Несмотря на ваши самые лучшие намерения по организации эффективного запуска проекта, все еще возникают неожиданные сюрпризы, дополнительные требования, которые грозят вывести весь ваш проект за рамки графика.

Сроки, объем работы и бюджет являются наиболее распространенными векторами, с которыми можно поиграть, и им следует уделить приоритетное внимание во время вашего начала.

Например, если ваша команда работает над созданием нового продукта перед предстоящей конференцией пользователей, то время — ваш самый важный показатель. К дедлайну продукт обязательно должен быть готов, а это может означать, что вам придется пойти на компромисс с точки зрения объема (сокращение функций) и/или бюджета (дополнительные инвестиции).

«Как только мы поняли, что работа не будет завершена в срок, в соответствии с ее масштабом, команда смогла вернуться и изменить приоритеты того, что было наиболее важным для запуска» — говорит Бенипайо.

Это почти полная противоположность закону Паркинсона — вместо того, чтобы увеличивать объем работы в соответствии с отведенным временем, вам может потребоваться сократить объем работы, чтобы соответствовать временному окну.

5. Установите график

Интересно, что график — это последний этап запуска проекта, не так ли? В реальной жизни этого почти никогда не бывает. Но это разумный подход к проектам.

Подумайте о строительстве дома. Вы бы не подошли к строителю и сказали: «Мне нужен дом такого размера, который выглядит точно так же, как этот пример, и мне он понадобится к этому времени». Нет, вы и строитель обсудите свои ожидания и необходимые работы, а затем назначите дату завершения с учетом этой информации.

Устанавливайте сроки в днях, а не в неделях или месяцах. Одно исследование показало, что пересчет в дни может усилить фактор срочности.

Обрисовывая свою временную шкалу, вы должны определить фокусы и сроки своего проекта. «Вы должны быть действительно осознанными при разбиении групповых проектов или целей на подгруппы», — объясняет Уигнал.

Это делает более крупный проект более управляемым и придает большее чувство срочности для начала работы — даже если дата завершения всего проекта не приближается быстро, крайний срок для этой первой задачи, безусловно, наступит. Кроме того, это позволяет команде почувствовать, что они набирают значительную динамику в проекте, что очень мотивирует.

Александра Иваницкая

Японец Седзи Моримото (физик по образованию) несколько лет проработал в издательстве, занимаясь довольно скучной работой — редактированием учебников. В 36 лет Седзи понял, что больше не может вставать каждый рабочий день по утрам и ехать в ненавистный офис. Он решил изменить свою жизнь.

Седзи уволился с работы и объявил себя в твиттере «человеком, который ничего не делает». Мужчина признался: он перепробовал кучу вещей, и ни в одной не оказался достаточно хорош. И тогда он решил, что хорош в том, чтобы ничего не делать. Он не собирался работать больше ни дня. Но он готов составить компанию любому человеку, которому нужна компания — что бы тот ни затеял.

После этого на него обрушился целый шквал заявок. Оказалось, многие люди нуждаются в хорошей компании: кому-то нужен напарник в онлайн-игре, кто-то хочет посмотреть кино, а потом обменяться впечатлениями, а кому-то просто нужно выговориться и не наткнуться на осуждение. Седзи катался на вертолете, ездил в Диснейленд, а один раз даже выслушал признание в преступлении. Оказалось, люди очень нуждаются в ком-то, кто скрасит их одиночество. Маримото всегда готов беспристрастно выслушать, что бы ему ни рассказали. Он будет отвечать короткими фразами, не будет перебивать или давать непрошеные советы — это почти то же самое, как писать в дневник, только приятнее. Как общаться с психотерапевтом — но не придется что-то менять в своей жизни. Седзи может «спасти» дворовый футбольный матч, если команде не хватает игроков. Или побыть в больнице с человеком, который пытался совершить самоубийство.

Моримото обнаружил, что просто обожает свою новую «работу». Во-первых, за то, что в ней всегда есть элемент неожиданности. Люди сами решают, чем они будут заниматься, и это всегда что-то новое. А еще ему хорошо платят. Сперва Моримото помогал людям бесплатно, но желающих было слишком много. Чтобы не выгореть, он установил минимальную плату в йенах — чуть меньше 100 долларов в час плюс еда и напитки и ограничил свои рабочие часы. За два с половиной года он заработал около 30 миллионов иен (21,2 миллиона рублей).

Япония — страна, в которой платят деньги за самые удивительные вещи. Например, здесь существуют организации, которые организуют подставную измену: если кому-то из пару срочно приспичило развестись или увести партнера от нынешнего любовника. Здесь можно нанять на свадьбу подставного родственника или профессиональную плакальщицу на похороны. История Седзи Маримомто покорила японцев: его книга моментально стала бестселлером и про него сняли сериал. сам о себе он говорит так: «Я не друг и не знакомый, я свободен от раздражающих аспектов, которые всегда есть в отношениях, но зато могу помочь облегчить страдания других людей из-за одиночества».

Последние достижения в области нейропсихологии помогут всем, кто привык лениться, но ищет новые способы мотивации.

Вчера рано, сегодня некогда, завтра поздно. Мы всегда ждем подходящего момента для того, чтобы воплотить мечту. То нет времени и знаний, то обстоятельства не те. Схожие проблемы были и у известных людей. Каждый выкручивался как мог. Так, обида и ненависть к группе Metallica двигала вперед основателя американской метал-группы Megadeth Дэйва Мастейна, французский писатель Виктор Гюго неказисто подстригал себя, чтобы исключить желание выйти на улицу и вовремя закончить роман, а композитор Людвиг ван Бетховен стимулировал активность обливанием ледяной водой. В наше время необязательно прибегать к столь радикальным методам. Достаточно проанализировать последние достижения в области нейропсихологии, немного скорректировать свое поведение и наслаждаться результатом.

Как мы уже знаем из предыдущей статьи, в нас живут две противоборствующие части. Представитель древнего мозга, назовем его Жрулькин (все хочет сейчас), и молодого мозга — Рациональнов (думает о будущем). Из-за того, что Рациональнов потребляет больше энергии и в меньшей степени отвечает за выживание и продолжение рода, Жрулькин чаще над нами доминирует. Полезность Жрулькина доказана миллионами лет невероятной живучести человека. Он следит, чтобы мы меньше работали, больше ели, и мотивирует на секс. Бывают исключения, и человек с детства может контролировать Жрулькина, но не всем так везет. Поэтому большинству нужны различные ухищрения для того, чтобы его отодвинуть на второй план. Рассмотрим наиболее действенные способы.

Используйте слабость мозга к незавершенным действиям

Стоит начать, и вас будет не остановить. Мозг втягивается в работу. Ведь незавершенные дела его жутко раздражают. Это подтвердил в своих исследованиях психолог Кеннетт Макгроу. Испытуемым раздали пазл и, когда все было почти готово, попросили закончить. Рационального смысла продолжать собирать пазл не было, но 90% участников остались, чтобы завершить работу.

Схожий эффект возникает при прочтении неинтересной книги или просмотре фильма. Смысла продолжать нет, но бессознательно хочется дочитать или досмотреть. Для использования метода в своих корыстных целях достаточно сдвинуться с мертвой точки, например, при помощи работы в группе единомышленников.

Далее эффект незавершенного действия будет все время подталкивать вас к работе.

Измените психологическую установку

Пациентка американского психиатра Милтона Эриксона никак не могла удержать вес на уровне 60 кг. Как только достигалась заветная цифра, девушка возвращалась к привычным 80 кг. Эриксон предупредил, что лечение будет болезненным, и пациентка согласилась. Он заставил ее увеличить весь с 80 до 90 кг. Девушка закатывала истерики, рыдала, но постепенно поправилась до 90 кг.

А далее с невероятным облегчением приступила к его снижению и быстро достигла 60 кг. Секрет успеха в изменении психологической установки с «сбросить вес — набрать вес» на «набрать — сбросить». Страх перед повторным преодолением этого ужаса позволил закрепить успех и больше вес не набирать. Еще многим знакома проблема с пропуском тренировок: сегодня отменю занятие, а вот в следующий раз 100% пойду. И на следующий день не идете, дав себе новое обещание. Выходом будет изменение установки «не пойду сегодня — пойду завтра», на «не пойду сегодня — не пойду завтра». Пообещайте себе, что, пропустив занятие сегодня, забудете про спорт на две недели. А сделать это сложнее, чем перенести на завтра. Так вы избавитесь от стандартной отговорки и перестанете кормить себя завтраками.

Максимально упростите первый шаг

Зачастую приступить к работе сложно из-за мыслей о том, как много это может занять времени. Мозг рисует страшные картины временного апокалипсиса. Содрогаясь от ужаса, мы стараемся как можно дальше отодвинуть этот страшный момент. Эффективным антиапокалиптическим решением будет дробление задачи на ряд маленьких, нестрашных, а местами вкусных. Не надо делать дипломную работу.

Запланируйте сделать титульный лист, оглавление или введение. Лучше всего, чтобы первый шаг занимал не более 20 секунд. Благодаря «эффекту бабочки» маленькое действие может привести к невероятным результатам.

Наработайте нейронные связи

Мозг не любит делать что-то новое. C его точки зрения это может быть небезопасно да и очень энергозатратно. Новая деятельность от привычной отличается меньшим количеством нейронных связей в мозге. А чтобы наработать новые связи, надо постоянно практиковаться.


С этой задачей отлично справляется практика визуализации: мозгу не важно, делаете ли вы работу реально или лишь представляете, как трудитесь над новым делом.

В обоих случаях новые нейропути будут построены. Эффективность визуализации смог доказать австралийский психолог Алан Ричардсон, проводя исследования на баскетболистах.

Только визуализируя свои тренировки с бросками мяча в корзину, игроки смогли улучшить свои результаты. Прогресс за это же время игроков, тренировавшихся в зале, был ненамного лучше. Если вам не хватает силы воли приступить к ежедневным необходимым действиям, мысленно представляйте, что занимаетесь этим делом, а главное, с удовольствием. Только необходимые нейронные связи будут наработаны минимум за 45 дней, но с каждым повторением действовать вам будет проще и проще.

Тренируйте силу воли

Успех в жизни зависит от силы воли. Исследования профессора психобиологии Кейси из Университета Корнуэлла это наглядно доказывают. Кейси предложил детям зефир, но с условием: если подождать 15 минут, то можно получить еще одну сладость. Часть детей не смогли справиться с искушением и съели зефир сразу. Через 40 лет профессор решил выяснить судьбы детей и увидел, что те, кто выдержал испытание и не съел зефир, оказались более работоспособны, умерены в питании и менее подвержены влиянию вредных привычек. Но есть хорошая новость для слабохарактерных: сила воли поддается тренировке.

Можно пойти по пути физика Николы Тесла, сознательно отказывавшегося от десертов в пользу окружающих, таким образом развивая силу воли. Или начать медитировать. Ведь медитация подавляет древний импульсивный мозг, уменьшая стресс, тревогу и страх. Медитация активизирует лобные доли, ответственные за силу воли, улучшая внимание, память, концентрацию и творческие способности. Пяти-десяти минут медитации в день вполне достаточно для развития самоконтроля.

Заправьтесь гормональным топливом

Гормоны регулируют обмен веществ и клеточную активность, оказывают значительное влияние на работоспособность. Коктейль из мелатонина, дофамина, эндорфина, серотонина и окситоцина добавит силы, придаст мотивации для получения выдающихся результатов.

Мелатонин укрепляет иммунную систему, замедляет процесс старения, а вырабатывается только ночью, поэтому так важен полноценный сон.

Дофамин — гормон удовольствия, он влияет на мотивацию. Его помогают вырабатывать приятные воспоминания, вкусная еда, а также алкоголь, но с разрушительными последствиями.

Эндорфин — гормон радости. Синтез происходит под воздействием физических нагрузок.

Серотонин — гормон хорошего настроения, вырабатывается под воздействием приятных воспоминаний и солнечного света.

Окситоцин снижает уровень тревоги, а его синтезу способствует секс, массаж и общение с друзьями.

Главное — помнить, что от качества топлива зависит работоспособность. Поэтому снабжайте организм первоклассным горючим.

Данных рекомендаций будет вполне достаточно для того, чтобы двинуться в направлении своей мечты. Ведь у современного человека есть минимум несколько возможностей в день изменить свою жизнь, да и окружающие условия к этому располагают. Главное, подавить в себе желание кардинально измениться за один день, а вводить новые практики постепенно, без стресса для организма. А по закону диалектики количество всегда переходит в качество.

Поэтому 30 минут ежедневных волевых усилий будет вполне достаточно для достижения новых высот в области здоровья, взаимоотношений, финансов, творчества и других сфер жизни. Дело за малым — оторвать себя от дивана и действовать.

Однажды Джалалиддин Руми — великий суфийский мистик — привел своих учеников к одному полю, где на протяжении многих месяцев один фермер пытался выкопать колодец.

Ученикам не очень хотелось идти туда: в чем смысл? Все, что мастер хотел сказать, он мог бы сказать и здесь. Однако Джалалиддин настаивал на своем:

— Пойдемте со мной. Без этого вы не сможете понять то, о чем я говорю.

Оказалось, что фермер проделывал следующее: начав копать в одном месте, он отходил в сторону на пять-десять шагов и начинал копать вновь. Не найдя воду, он начинал копать в новом месте. Фермер уже выкопал восемь ям и рыл девятую. Он испортил все поле.

Руми сказал своим ученикам:

— Не будьте похожими на этого человека. Если бы он направил всю свою энергию на копание одного колодца, то давно уже нашёл бы воду, как бы глубоко она ни находилась. Но он бесполезно растратил свои силы на множество неглубоких ям.

Новозеландская компания Perpetual Guardian, которая занимается завещаниями и трастами, с мая по апрель провела эксперимент. Весь штат, состоящий из 240 человек, перевели на 4-дневный рабочий график вместо пятидневного. То есть, вместо 40 часов в неделю люди работали всего 32. При этом они получали прежнюю зарплату.

Эксперимент оказался таким успешным, что теперь в Perpetual Guardian хотят ввести 4-дневную рабочую неделю на постоянной основе.

Чтобы рабочий процесс не страдал, в компании на время эксперимента ввели некоторые новации. Например, совещания теперь длились не более 30 минут вместо двух часов, как это было ранее. А еще сотрудники разработали систему сигналов, чтобы давать коллегам понять, что прямо сейчас им нужно поработать, не отвлекаясь.

Они посвящали работе то время, которое раньше тратили впустую. И работали умнее, а не тяжелее.

Основатель компании Эндрю Барнс решил платить сотрудникам полную зарплату за 40 часов, несмотря на переход на 32-часовую неделю. В других компаниях такие изменения, как правило, сопровождались понижением оклада. Сама же идея провести такой эксперимент возникла у него после прочтения отчета, в котором говорилось, что люди могут продуктивно работать, не отвлекаясь, всего три часа в день. В другом отчете говорилось, что отвлекаясь на работе, люди испытывают стресс, начинают болеть бессонницей и даже обращаются к наркотикам.

Барнс считает, что работа должна оцениваться от производительности, а не проведенных на ней часов. «Иными словами, я слишком ленив, чтобы решить, чего я от тебя хочу, поэтому я буду платить тебе просто за присутствие», — пояснил он.

Условия контракта должны быть оговорены, отталкиваясь от желаемого результата. Если ты можешь предоставить его за более короткий срок, почему я должен платить тебе меньше?

Еще одним приятным наблюдением для СЕО Perpetual Guardian стало снижение счетов за электричество на 20% в результате сокращения рабочего времени. По мнению Барнса, другие позитивные эффекты дадут о себе знать позже. Особенно, в глобальном масштабе: «В часы пик на дорогах будет на 20% меньше машин, а офисы станут занимать меньше городского пространства».

Теперь совету директоров Perpetual Guardian предстоит принять окончательное решение о переходе на 4-дневную рабочую неделю. Между тем, министр труда Новой Зеландии похвалил такой шаг. По данным ОЭСР (Организация экономического сотрудничества и развития) за 2017 год, новозеландцы работают в среднем 37,6 часа в неделю. В США эта цифра достигает 38,6 часов.

Напомним, Perpetual Guardian — не первая компания, которая сократила график и добилась положительных результатов. Ранее в Швеции госучреждение по опеке над пожилыми людьми перешло на 6-часовой рабочий день вместо стандартных 8 часов. То же самое провернула и стокгольмская гейм-студия Filimundus. В обоих случаях отмечались позитивные изменения в производительности и здоровье сотрудников. Люди стали более позитивными, потому что внезапно у них нашлось время делать то, что они раньше не делали. Они думали о том, как провести третий выходной, как использовать его, чтобы изменить свою жизнь. Некоторые возвращались в понедельник невероятно энергичными.

Своим мнением относительно рабочего графика недавно поделился и Ефим Хайм, Head of IT recruitment (регион Евразия) в компании Veon. Он убежден, что 40-часовая рабочая неделя — пережиток прошлого.