Apple отложила запуск своего HomePod, потому что им требовалось «немного больше времени», чтобы доработать его. Windows постоянно откладывала ожидаемую функцию для Windows 10, прежде чем полностью отказаться от нее. Даже строительство Сиднейского оперного театра предполагалось всего за четыре года. В итоге потребовалось 14. Рассказываем, как это связано с продуктивностью команды и законом Паркинсона.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это старая пословица, согласно которой работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение. Этот термин был впервые введен Сирилом Норткотом Паркинсоном в юмористическом эссе, которое он написал для журнала «The Economist» в 1955 году. Он рассказывает историю женщины, единственная задача которой за день — отправить открытку — задача, которая потребовала бы у занятого человека примерно три минуты. Но женщина тратит час на поиск карточки, еще полчаса на поиски своих очков, 90 минут на написание карточки, 20 минут на решение, брать ли с собой зонтик на прогулку к почтовому ящику… и так далее, пока не закончится ее насыщенный день.

Другой пример: выполнение задачи к дедлайну. Допустим, до внесения финальных клиентских правок остается две недели. Сама работа займет полтора-два часа, но вы усердно растягиваете ее: изучаете, почему клиенту не понравился исходник, параллельно смотрите, как (вежливо) объяснить клиенту, что он не прав со своими правками, параллельно пытаетесь вычислить, что не понравится заказчику в следующий раз и как предвосхитить последующие правки. В результате все две недели потрачены на мелкие доработки и — да — вы внесете все необходимые правки. Возможно.

В конце концов, то, что действительно должно было быть простым делом, становится чем-то, что на самом деле требует двух недель для завершения. Это закон Паркинсона в действии.

Почему задача расширяется и заполняет все ваше время?

Помимо того, что сама работа становится все более сложной, прокрастинация является еще одним ключевым звеном в законе Паркинсона. Знание того, что у нас есть определенное количество времени, чтобы что-то сделать, часто вдохновляет нас оставлять работу на самую последнюю минуту — а наши задержки в начале работы означают, что время, необходимое для этой задачи, увеличивается.

Аумари Бенипайо, менеджер программ в Atlassian, увидела это воочию на предыдущей должности, где она работала с командами разработчиков, которые организовывали работу в виде четырехнедельных спринтов. «Вся работа, которая требовалась для этого спринта, приходилась на самый конец», — говорит она. «В течение четырех недель ничего не было завершено».

Почему так происходит?

Одно предположение заключается в том, что надвигающиеся дедлайны мотивируют. Закон Йеркса-Додсона гласит, что существует оптимальный уровень возбуждения, который улучшает выполнение нашей задачи. Таким образом, эта быстро приближающаяся дата окончания дает нам столь необходимый пендель, чтобы пристегнуться и сосредоточиться.

Паркинсоновский закон о пустяках

Хотя о законе Паркинсона чаще всего говорят в отношении личной продуктивности, он наиболее активно работает в корпоративной среде, где постоянно присутствуют контрпродуктивные тенденции. Например, Закон о пустяках Паркинсона гласит, что люди в организациях часто уделяют нужное время и внимание пустякам.

Существует также социальная лень, когда люди, работающие в группах, прикладывают меньше усилий, чем в сольных проектах.

«Вы знаете, что есть много других людей, ответственных за общую задачу, что как бы уменьшает вашу свободу действий, и это чувство размазывает ответственность внутри всей группы», — объясняет Ник Виньялл, клинический психолог и автор.

Как преодолеть закон Паркинсона?

Понимание закона Паркинсона — это только половина дела. Что вы действительно хотите знать, так это как сократить разрыв между постановкой задачи и ее выполнением.

Преодолеть прокрастинацию можно с помощью качественного планирования в самом начале проекта. На старте вы можете определить свои ожидания в отношении того, как ваша команда будет подходить к посторонним задачам, которые могут смещать общий фокус внимания. Вот что вам следует обсудить на этапе планирования:

1. Четко изложите свое видение и движущие силы

Представьте, что ваш босс просто попросил вас расположить в алфавитном порядке огромную стопку файлов (без спешки — всякий раз, когда вы можете дойти до нее). Вы не знаете, что это за файлы, важны ли они или почему их нужно расположить в алфавитном порядке. Насколько вы мотивированы немедленно заняться этими файлами?

Не очень, правда? Это потому, что нет явной важности или воздействия, связанного с задачей, и исследования показывают, что команды, которые понимают, как их работа вписывается в общую картину, более эффективны (к тому же они более креативны и устойчивы).

2. Уточните роли и обязанности

Для любого проекта, особенно для того, в котором задействовано много разных игроков и команд, очень важно, чтобы вы четко обозначили роли каждого.

Это также помогает определить ожидания в отношении общения и обратной связи, которые могут стать серьезными препятствиями в групповых проектах.

Распределение ролей устанавливает, кто имеет последнее слово при принятии решений и проектов, что устраняет множество споров о (часто противоречащих друг другу) изменениях и предложениях, которые заставляют проекты расширяться и затягиваться.

3. Поймите, что входит в сферу ответственности, а что — нет

Во время запуска проекта вы и ваша команда должны заранее договориться о том, что входит в проект, а что выходит за его рамки. Установив эти руководящие принципы с самого начала, вся ваша команда будет лучше подготовлена к тому, чтобы пресекать закон Паркинсона в зародыше. Когда в ходе проекта появляется запрос на новую функцию или другое предложение, вы можете вернуться к началу своего проекта и напомнить команде, что вы все согласились, что такие вещи выходят за рамки.

Думайте об этом шаге как об обозначении границ вашего проекта. Вы определяете параметры, которым должен соответствовать проект, и это верный способ уловить расширение работы по мере того, как это происходит, а не после того, как этот процесс уже саботировал вашу временную шкалу.

4. Определите пространство для маневра

Несмотря на ваши самые лучшие намерения по организации эффективного запуска проекта, все еще возникают неожиданные сюрпризы, дополнительные требования, которые грозят вывести весь ваш проект за рамки графика.

Сроки, объем работы и бюджет являются наиболее распространенными векторами, с которыми можно поиграть, и им следует уделить приоритетное внимание во время вашего начала.

Например, если ваша команда работает над созданием нового продукта перед предстоящей конференцией пользователей, то время — ваш самый важный показатель. К дедлайну продукт обязательно должен быть готов, а это может означать, что вам придется пойти на компромисс с точки зрения объема (сокращение функций) и/или бюджета (дополнительные инвестиции).

«Как только мы поняли, что работа не будет завершена в срок, в соответствии с ее масштабом, команда смогла вернуться и изменить приоритеты того, что было наиболее важным для запуска» — говорит Бенипайо.

Это почти полная противоположность закону Паркинсона — вместо того, чтобы увеличивать объем работы в соответствии с отведенным временем, вам может потребоваться сократить объем работы, чтобы соответствовать временному окну.

5. Установите график

Интересно, что график — это последний этап запуска проекта, не так ли? В реальной жизни этого почти никогда не бывает. Но это разумный подход к проектам.

Подумайте о строительстве дома. Вы бы не подошли к строителю и сказали: «Мне нужен дом такого размера, который выглядит точно так же, как этот пример, и мне он понадобится к этому времени». Нет, вы и строитель обсудите свои ожидания и необходимые работы, а затем назначите дату завершения с учетом этой информации.

Устанавливайте сроки в днях, а не в неделях или месяцах. Одно исследование показало, что пересчет в дни может усилить фактор срочности.

Обрисовывая свою временную шкалу, вы должны определить фокусы и сроки своего проекта. «Вы должны быть действительно осознанными при разбиении групповых проектов или целей на подгруппы», — объясняет Уигнал.

Это делает более крупный проект более управляемым и придает большее чувство срочности для начала работы — даже если дата завершения всего проекта не приближается быстро, крайний срок для этой первой задачи, безусловно, наступит. Кроме того, это позволяет команде почувствовать, что они набирают значительную динамику в проекте, что очень мотивирует.

Александра Иваницкая

Представьте ситуацию. Вы просыпаетесь с утра, полны сил и энергии, вы готовы взяться за важное для вас дело и с легкостью его выполнить. Но сначала вы решили сделать отчет на работе, потом отложили, потому что коллеге нужно было помочь. Потом ребенка из садика забрать, по дому дела сделать. Вот и вечер, вы один на один со своим важным делом, но вы не делаете его. Вам уже тяжело взяться на него. С утра все опять повторяется по кругу.

Сила воли не бесконечна или почему вечером тяжело себя уговорить?

Силу воли можно сравнить с индикатором заряда телефона. После того, как вы его зарядили, вам легко уговаривать себя что-то делать или не делать. В течение дня он расходуется, а значит ваша решимость сходит на нет. У силы воли есть ограничение емкости.

Люди об этом не задумываются и расходуют её, как будто она имеет безлимитный запас. Так, после тяжелого дня ваша диета или желание что-то делать просто улетучивается. Именно поэтому под вечерам люди чаще всего делают то, что не хотели бы делать с ещё утра и планы идут под откос. Например, срываются на десерт, садятся играть в игры за компьютер или идут в бар пить с друзьями.

Так происходит, потому что часть мозга, которая отвечает за силу волу, анализ и самоконтроль, появилась у нас, относительно других, недавно. Если так можно выразится, она не успела ещё правильно сформироваться и не научилась эффективно использоваться энергию.

Когда мы перегружаемся работой или целый день находимся возле соблазнов, наш заряд энергии идёт ко дну. А когда энергии становится мало, то организм начинает её распределять более экономично. И первая, кто лишается излишка питания — это именно та часть, которая отвечает за нашу силу воли, потому что, тело отдает энергию более важным органам по приоритету выживания.

Что делать с этой информацией?

Есть два пути, которыми можно пойти. А лучше использовать оба, чтобы добиться максимальной эффективности.

Делай важное с утра

Простой и логичный вывод из этой информации — это то, что ваше самое важное, которое, скорее всего, вы откладываете, дело не должно ждать до вечера. Съешьте лягушку, пока заряд силы воли на максимуме! Тем больше вы будете тянуть, тем больше шансов, что вы так и не приступите к его выполнению сегодня.

Минимизация потери энергии

Второй и не менее важный пункт, это минимизация потерь энергии. Каждое принятие решения отнимает у нас энергию, каждый отказ тому пирожному, походу в бар, бутылке пивка. Всё что требует у вас принятия решения в более разумную сторону стоит энергии.

Конечно же, не надо сразу на всё соглашаться, так вы сделаете только хуже. Неправильное питание, алкоголь и бессмысленные действия отнимут у вас ещё больше энергии. Надо упростить ситуацию. Сделайте себе окружение без соблазнов.

Вы сидите на диете? Уберите из дома всё, что вам нельзя есть. Вы бросаете пить, а друзья зовут вечером выпить пивка? Откажитесь от таких друзей. Если они не поддерживают вас, то какие они вам друзья? Вы хотите сконцентрироваться и выполнить работу? Уберите все отвлечения, отключите телефон и интернет.

Чем меньше у вас будет соблазнов, тем меньше у вас будет уходить энергии на принятие решений. Тогда у вас будут оставаться силы на вечер, может быть и не сделать своё главное дело, но побывать со своей семьей, вместо просиживания в ленте соцсетей.

Новозеландская компания Perpetual Guardian, которая занимается завещаниями и трастами, с мая по апрель провела эксперимент. Весь штат, состоящий из 240 человек, перевели на 4-дневный рабочий график вместо пятидневного. То есть, вместо 40 часов в неделю люди работали всего 32. При этом они получали прежнюю зарплату.

Эксперимент оказался таким успешным, что теперь в Perpetual Guardian хотят ввести 4-дневную рабочую неделю на постоянной основе.

Чтобы рабочий процесс не страдал, в компании на время эксперимента ввели некоторые новации. Например, совещания теперь длились не более 30 минут вместо двух часов, как это было ранее. А еще сотрудники разработали систему сигналов, чтобы давать коллегам понять, что прямо сейчас им нужно поработать, не отвлекаясь.

Они посвящали работе то время, которое раньше тратили впустую. И работали умнее, а не тяжелее.

Основатель компании Эндрю Барнс решил платить сотрудникам полную зарплату за 40 часов, несмотря на переход на 32-часовую неделю. В других компаниях такие изменения, как правило, сопровождались понижением оклада. Сама же идея провести такой эксперимент возникла у него после прочтения отчета, в котором говорилось, что люди могут продуктивно работать, не отвлекаясь, всего три часа в день. В другом отчете говорилось, что отвлекаясь на работе, люди испытывают стресс, начинают болеть бессонницей и даже обращаются к наркотикам.

Барнс считает, что работа должна оцениваться от производительности, а не проведенных на ней часов. «Иными словами, я слишком ленив, чтобы решить, чего я от тебя хочу, поэтому я буду платить тебе просто за присутствие», — пояснил он.

Условия контракта должны быть оговорены, отталкиваясь от желаемого результата. Если ты можешь предоставить его за более короткий срок, почему я должен платить тебе меньше?

Еще одним приятным наблюдением для СЕО Perpetual Guardian стало снижение счетов за электричество на 20% в результате сокращения рабочего времени. По мнению Барнса, другие позитивные эффекты дадут о себе знать позже. Особенно, в глобальном масштабе: «В часы пик на дорогах будет на 20% меньше машин, а офисы станут занимать меньше городского пространства».

Теперь совету директоров Perpetual Guardian предстоит принять окончательное решение о переходе на 4-дневную рабочую неделю. Между тем, министр труда Новой Зеландии похвалил такой шаг. По данным ОЭСР (Организация экономического сотрудничества и развития) за 2017 год, новозеландцы работают в среднем 37,6 часа в неделю. В США эта цифра достигает 38,6 часов.

Напомним, Perpetual Guardian — не первая компания, которая сократила график и добилась положительных результатов. Ранее в Швеции госучреждение по опеке над пожилыми людьми перешло на 6-часовой рабочий день вместо стандартных 8 часов. То же самое провернула и стокгольмская гейм-студия Filimundus. В обоих случаях отмечались позитивные изменения в производительности и здоровье сотрудников. Люди стали более позитивными, потому что внезапно у них нашлось время делать то, что они раньше не делали. Они думали о том, как провести третий выходной, как использовать его, чтобы изменить свою жизнь. Некоторые возвращались в понедельник невероятно энергичными.

Своим мнением относительно рабочего графика недавно поделился и Ефим Хайм, Head of IT recruitment (регион Евразия) в компании Veon. Он убежден, что 40-часовая рабочая неделя — пережиток прошлого.